Manter os arquivos organizados e acessíveis é essencial para produtividade e segurança das informações. Uma boa estrutura de pastas compartilhadas garante que cada setor tenha acesso apenas ao que precisa, evitando confusões, riscos de perda de dados e acesso indevido a documentos sensíveis.
Exemplo de estrutura organizada:
Criar uma pasta principal da empresa (ex.: Contabilidade_ABC)
Dentro dela, organizar subpastas por setor ou área
Definir permissões de acesso: quem pode ler, editar ou não acessar
Padronizar nomes para facilitar buscas (ex.: sempre usar 2025_Financeiro em vez de nomes soltos como "novo" ou "documentos")
Com essa organização, os colaboradores trabalham com clareza, e a empresa reduz riscos de exposição de informações confidenciais.
Princípios para uma boa organização de pastas:
Pasta raiz única:
Criar um diretório central (ex.: "Dados") para ser o ponto de partida. Isso evita pastas soltas em locais diferentes da rede.
Setores bem definidos:
Criar pastas para cada área (ex.: financeiro, RH, Fiscal, Diretoria) de forma clara, sem abreviações confusas.
Subpastas por ano ou projeto:
Usar padrão AAAA_Tipo (ex.: 2025_Lançamentos, 2024_Relatórios) ajuda na busca e no arquivamento histórico.
Permissões granulares:
Definir quem pode editar, ler ou não acessar cada pasta.
Financeiro pode editar seus relatórios, mas só ler os fiscais.
RH acessa apenas documentos de colaboradores.
Diretoria pode ter visão ampla, mas não precisa editar pastas de operação.
Evitar nomes genéricos:
Pastas chamadas de "Novo", "Documentos" ou "Teste" dificultam o uso coletivo. Prefira nomes claros e objetivos.
Política de armazenamento:
Definir prazos para exclusão de arquivos antigos (ex.: armazenar por 5 anos) e onde ficam os backups.
Exemplo aplicado – Empresa de Contabilidade
Imagine um cenário:
- O RH precisa de acesso exclusivo às folhas de pagamento, mas a diretoria também precisa apenas para consulta.
- O setor Fiscal trabalha diretamente com notas fiscais de entrada e saída, mas o Financeiro só precisa de leitura.
- A diretoria acessa informações estratégicas, mas não é necessário que edite documentos do dia a dia.
Com essa estrutura, cada colaborador vê apenas o que precisa, e a empresa garante segurança + produtividade.
Backup
Além das pastas no servidor local ou nuvem (OneDrive, Google Drive, SharePoint), vale integrar uma política de backup para garantir que os documentos não sejam perdidos em caso de falhas.