A busca por eficiência e economia é constante, especialmente em pequenas e médias empresas. A boa notícia é que é possível reduzir custos com tecnologia sem comprometer a qualidade do trabalho — e, em muitos casos, até melhorando os resultados.
Neste post, listamos ações práticas que você pode aplicar na sua empresa para equilibrar o investimento em TI com o desempenho da equipe.
Substitua licenças caras por soluções em nuvem
Softwares pagos com licença perpétua ou manutenção anual muitas vezes podem ser substituídos por ferramentas na nuvem, com planos mais flexíveis e recursos atualizados automaticamente.
Exemplos:
- Trocar servidores físicos por armazenamento em nuvem (como Microsoft Sharepoint/OneDrive, Google Drive ou Dropbox Business);
- Substituir suítes antigas por Microsoft 365 ou Google Workspace;
- Usar ferramentas gratuitas (ou freemium) como Office Online, Trello, Notion ou Slack para gestão de tarefas.
Terceirize o suporte de TI
Manter uma equipe de TI interna pode parecer vantajoso no início, mas com o tempo os custos e limitações aparecem. Além dos encargos trabalhistas, férias, treinamentos e reposições, há outro ponto importante: a estagnação técnica.
Profissionais que atuam exclusivamente dentro da empresa tendem a se adaptar ao ambiente e repetir os mesmos processos, o que pode reduzir a inovação e dificultar a adoção de novas soluções. Faltam estímulos para buscar melhorias constantes — especialmente em empresas com rotinas muito repetitivas.
Ao terceirizar o suporte de TI, sua empresa ganha:
- Acesso a uma equipe atualizada com diferentes experiências e certificações;
- Redução de custos fixos, trocando salários e encargos por um contrato sob medida;
- Monitoramento remoto proativo, que antecipa falhas e reduz o tempo de parada;
- Atendimento mais rápido, com SLA claro e processos definidos;
- Consultoria contínua, com sugestões de melhorias, ferramentas e redução de custos;
- Escalabilidade, ideal para momentos de expansão, eventos sazonais ou abertura de filiais.
Se sua empresa está crescendo, passando por mudanças ou enfrentando gargalos tecnológicos, contar com um parceiro externo especializado pode trazer mais eficiência e visão estratégica ao negócio.
Faça manutenção preventiva nos equipamentos
Consertos de última hora e trocas emergenciais são muito mais caros. Manter uma rotina de manutenção preventiva evita paradas inesperadas e prolonga a vida útil de computadores e impressoras.
Dica:
Inclua limpeza física, atualizações de sistema, antivírus e verificação de disco no cronograma.
Avalie os gastos com impressões
A impressão ainda é um dos maiores custos ocultos em escritórios. Muitas vezes é possível economizar com:
- Impressoras mais eficientes e multifuncionais;
- Impressão frente e verso padrão;
- Redução do uso de cores em materiais internos;
- Digitalização de processos (contratos, arquivos, propostas).
Padronize os equipamentos
Ter diversos modelos e marcas diferentes de computadores, monitores ou impressoras dificulta o suporte, aumenta o tempo de reparo e os custos com peças e manutenção.
Sugestão:
Escolha um modelo padrão por setor e siga essa linha nas futuras aquisições.
Treine a equipe para usar melhor os recursos existentes
Muitas vezes, o problema não está na tecnologia, mas no uso ineficiente dela. Treinar sua equipe para usar bem o Outlook, Excel, sistemas internos ou o próprio Windows pode evitar erros, retrabalho e tempo desperdiçado.
Conclusão
Reduzir custos com tecnologia não significa cortar investimentos, mas sim usar melhor os recursos disponíveis. Com planejamento e apoio técnico adequado, sua empresa pode operar com mais eficiência, gastando menos — e crescendo com mais segurança.
Se quiser avaliar como está a estrutura de TI da sua empresa e onde é possível economizar sem perder qualidade, fale com a nossa equipe.