Muita gente usa o Outlook apenas para enviar e receber e-mails, mas ele esconde recursos que podem deixar sua rotina muito mais produtiva. Separamos 5 funções que você (provavelmente) não usa, mas deveria:
Caixa de Entrada Prioritária
Separar o que importa do que é ruído. O Outlook já faz isso para você com a aba Prioritária e Outros.
- Mensagens importantes ficam em destaque.
- Newsletters ou mensagens menos relevantes são movidas para “Outros”, mas continuam acessíveis.
- Como usar: Ative em Exibir > Mostrar caixa de entrada prioritária.
Categorias e cores para organizar e-mails e compromissos
O recurso de categorias permite aplicar cores e etiquetas a e-mails, contatos e eventos da agenda.
- Use cores diferentes para clientes, projetos ou tipos de tarefa.
- Combine isso com a agenda para visualizar rapidamente a prioridade do seu dia.
- Como usar: Clique com o botão direito no e-mail ou compromisso > Classificar > Categorizar > Escolher cor.
Regras automáticas para e-mails
Canseira de caixa cheia? Crie regras para que certos e-mails já cheguem organizados.
- Exemplo: todos os relatórios do sistema vão direto para uma pasta específica.
- Você pode também aplicar automaticamente uma categoria ou encaminhar para outra pessoa.
- Como usar: Vá em Arquivo > Gerenciar regras e alertas e configure as condições.
Agendamento de e-mails
Nem sempre é ideal enviar um e-mail na hora em que você escreve.
- Programe para chegar em um horário de expediente.
- Use quando precisar alinhar mensagens com fusos horários diferentes.
🔹 Como usar: Ao escrever o e-mail, clique em Opções > Adiar entrega > Definir data e hora.
Integração com calendário e tarefas
Transforme um e-mail em compromisso ou tarefa com apenas alguns cliques.
- Se alguém pede uma entrega, arraste o e-mail para o ícone de Tarefas.
- Para marcar reunião, arraste para o Calendário.
- Como usar: Clique e arraste o e-mail para a barra inferior onde estão os ícones de agenda e tarefas.
Conclusão
Quando você aproveita esses recursos, o Outlook deixa de ser apenas um gerenciador de e-mails e se torna um verdadeiro assistente de produtividade.
A dica é ir testando um recurso de cada vez, até que eles façam parte natural da sua rotina.